Politique de confidentialité

Nextia AI, qui exploite DrivingOps (« DrivingOps », « nous »), fournit un logiciel de gestion aux écoles de conduite. Cette politique explique comment nous traitons les renseignements personnels sur notre site marketing, dans nos communications commerciales et dans la plateforme DrivingOps.

Nous concevons notre programme de protection des renseignements pour respecter les lois applicables, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, modernisée par la Loi 25, la LPRPDE lorsqu'elle s'applique, ainsi que les lois provinciales équivalentes.

1. Nos rôles et ceux de l'école

Pour les coordonnées d'affaires, les demandes de démo, les comptes administratifs, la facturation de l'abonnement et l'exploitation de notre site, DrivingOps détermine généralement les fins du traitement.

Pour les dossiers d'élèves, de parents, de moniteurs et de personnel saisis par une école, l'école est normalement l'organisation responsable et DrivingOps agit comme fournisseur de services selon ses instructions. Une personne concernée devrait d'abord adresser sa demande à l'école; nous l'aidons à y répondre. Consultez notre résumé du traitement des données.

2. Renseignements que nous pouvons recueillir

• Demandes et coordonnées : nom, courriel, école, rôle, province, téléphone facultatif, langue et contenu du message.
• Compte et identité : nom, adresse courriel, identifiant, rôle, appartenance à une école, langue, état du compte et journaux d'authentification.
• Données d'exploitation de l'école : profil, succursales, personnel, moniteurs, véhicules, disponibilités, programmes, services, horaires, règles et rapports.
• Dossiers d'élèves : identité, coordonnées, date de naissance, langue, inscription, progression, présences, notes, adresses de prise en charge, permis, consentements et renseignements sur un parent ou tuteur lorsqu'ils sont nécessaires.
• Renseignements potentiellement sensibles : documents d'identité, permis, notes d'accessibilité ou de santé strictement nécessaires, mesures disciplinaires et pièces justificatives.
• Facturation et paiements : factures, taxes, soldes, reçus, remboursements et état des paiements. Les numéros de carte complets sont traités par le fournisseur de paiement et ne sont pas stockés par DrivingOps.
• Communications : contenu, destinataire, canal, langue, modèle, état de livraison, réponse et preuve de consentement ou de retrait.
• Soutien et sécurité : demandes de soutien, pièces jointes, adresse IP, appareil, navigateur, événements d'audit, diagnostics et journaux techniques.

Nous recueillons ces renseignements auprès de vous, de votre école, des personnes autorisées et des intégrations que l'école choisit d'activer.

3. Fins du traitement

• répondre à une demande, organiser une démo ou gérer une relation commerciale;
• créer et sécuriser les comptes, appliquer les rôles et isoler les locataires;
• fournir la configuration, l'inscription, la planification, les présences, les documents, la facturation, les communications, les portails et les rapports;
• fournir le soutien, diagnostiquer les problèmes, prévenir la fraude et protéger le service;
• respecter les obligations fiscales, comptables, réglementaires, contractuelles et juridiques;
• améliorer le produit à l'aide de mesures agrégées ou désidentifiées lorsque cela est approprié et permis.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous n'utilisons pas les dossiers d'élèves pour la publicité comportementale et nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles généraux appartenant à des tiers.

4. Consentement et communications

Nous demandons un consentement lorsqu'il est requis et nous fournissons les renseignements nécessaires au moment de la collecte. Une demande de démo nous autorise à répondre à cette demande; elle ne constitue pas automatiquement un abonnement à des messages promotionnels. Les communications commerciales facultatives reposent sur un consentement distinct ou une autre autorisation permise par la LCAP/CASL et comprennent un mécanisme de désabonnement lorsqu'exigé.

Les écoles sont responsables d'obtenir et de documenter les consentements nécessaires pour leurs élèves, parents, moniteurs et autres destinataires, notamment pour les renseignements sensibles et les canaux de messagerie.

5. Mineurs

DrivingOps n'est pas destiné à permettre à un mineur de créer seul un compte d'école. Les écoles peuvent traiter les dossiers d'élèves mineurs et doivent obtenir l'autorisation d'un parent ou tuteur lorsque la loi, le programme ou la sensibilité des renseignements l'exige. Nous limitons l'accès selon le rôle et aidons les écoles à gérer les demandes relatives à ces dossiers.

6. IA, profilage et décisions automatisées

Des fonctions facultatives peuvent produire des brouillons, recommandations, priorités ou propositions d'horaire. Elles sont destinées à aider une personne, non à remplacer son jugement. Les écoles doivent conserver une révision humaine pour les décisions importantes. Si une décision exclusivement automatisée produisant des effets importants est mise en œuvre, les avis et droits exigés par la loi applicable devront être fournis.

7. Communication et sous-traitants

Nous communiquons des renseignements uniquement aux fournisseurs nécessaires à l'hébergement, à l'identité, au soutien, au paiement, au courriel, à la messagerie, à la géolocalisation ou à une fonction d'IA activée. Ils sont soumis à des obligations contractuelles de confidentialité et de protection. Consultez notre liste des sous-traitants.

Nous pouvons également communiquer les renseignements requis par la loi, pour protéger des droits ou la sécurité, dans le cadre d'une transaction d'entreprise encadrée, ou avec votre consentement.

8. Hébergement et transferts

Les charges principales de l'application sont conçues pour des régions Microsoft Azure au Canada. Le site marketing utilise l'infrastructure mondiale de Cloudflare. Certaines intégrations facultatives, certains services mondiaux et certaines fonctions d'IA peuvent traiter des données limitées hors Québec ou hors Canada. Avant un transfert visé par la loi, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée et mettons en place des garanties contractuelles appropriées.

9. Conservation et suppression

Nous conservons les renseignements pendant la durée nécessaire aux fins décrites, à la relation avec le client et aux obligations légales. Les écoles configurent ou déterminent plusieurs périodes de conservation applicables à leurs dossiers. À la fin du service, les données sont exportées, supprimées ou rendues anonymes selon l'entente, les calendriers documentés, les sauvegardes et les exigences légales. Les sauvegardes sont purgées selon leur cycle normal plutôt que modifiées individuellement.

10. Vos droits

Selon la loi applicable, vous pouvez demander :

• l'accès à vos renseignements et des explications sur leur traitement;
• la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• le retrait d'un consentement, sous réserve des conséquences expliquées;
• la cessation de diffusion, la désindexation, la suppression ou la restriction lorsque la loi le prévoit;
• la portabilité des renseignements informatisés admissibles dans un format structuré et couramment utilisé;
• des renseignements sur une décision automatisée applicable;
• le dépôt d'une plainte auprès de notre responsable ou d'un organisme de réglementation.

Nous pouvons devoir vérifier votre identité. Pour les données gérées par une école, communiquez d'abord avec cette école. Pour les données sous la responsabilité de DrivingOps, écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels à hello@drivingops.ca.

11. Sécurité et incidents

Nous appliquons des mesures proportionnées à la sensibilité des renseignements, notamment le chiffrement, les permissions selon les rôles, l'isolation des locataires, la gestion des secrets, les journaux et les sauvegardes. Aucun système ne peut garantir une sécurité absolue. Consultez notre aperçu de la sécurité.

Nous maintenons un processus de gestion des incidents. Nous documentons les incidents et avisons les organisations clientes, les personnes et les autorités lorsque la loi ou l'entente l'exige, notamment en présence d'un risque de préjudice sérieux.

12. Témoins et données du site

Consultez notre Politique sur les témoins. Le site marketing n'utilise actuellement aucun témoin publicitaire et aucune analyse non essentielle n'est activée dans le code du site.

13. Responsable et plaintes

Le titre de la personne responsable est Responsable de la protection des renseignements personnels, Nextia AI. Écrivez à hello@drivingops.ca. Nous examinerons la demande et répondrons dans les délais prévus par la loi applicable.

14. Modifications

Nous mettrons à jour la date ci-dessus lorsque cette politique change. Les modifications importantes seront portées à l'attention des clients par un moyen approprié. Lorsque la loi exige un nouveau consentement, nous le demanderons au lieu de considérer la simple utilisation continue comme un consentement.